Bagi kamu yang sudah berkecimpung di dunia kerja, pasti sudah tidak asing dengan istilah reimburse. Reimburse adalah istilah yang biasa digunakan saat kamu menggunakan dana pribadi untuk kebutuhan perusahaan dan ingin mengajukan penggantian atau pengembalian. 

Dalam dunia kerja, tidak jarang karyawan harus menggunakan dana pribadinya untuk kebutuhan perusahaan. Salah satu contohnya, saat kamu melakukan perjalanan bisnis dan harus membayar hotel, transportasi ataupun uang makan. 

Jika ingin mendapatkan penggantian biaya, karyawan harus mengajukan proses reimbursement kepada perusahaan. Lantas, bagaimana cara mengajukannya? 

Apa itu Reimburse? 

Reimburse adalah penggantian atau pengembalian dana pribadi karyawan oleh organisasi atau perusahaan, dimana dana tersebut digunakan untuk kepentingan bisnis perusahaan. 

Saat ada keperluan yang berkaitan dengan kepentingan perusahaan dan mengharuskan menggunakan dana pribadi, karyawan bisa mengajukan reimbursement kepada perusahaan. Pengembalian atau penggantian dana ini biasanya berkaitan dengan perjalanan bisnis.

Namun, perlu diketahui bahwa tidak semua dana pribadi yang kamu keluarkan dapat di reimburse oleh perusahaan. Penggantian akan dilakukan dengan syarat harus memiliki bukti pembayaran atau invoice.  

Oleh sebab itu, penting bagi karyawan untuk mengetahui kebijakan yang diberlakukan perusahaan sebelum mengajukan pengembalian. 

Apa Saja yang Bisa di Reimburse? 

Seperti yang telah dijelaskan di atas, bahwa tidak semua dana pribadi yang kamu keluarkan bisa mendapatkan penggantian dari perusahaan. Berikut 3 jenis biaya yang bisa diajukan reimbursement:

1. Penggantian Biaya Operasional Bisnis

Penggunaan dana pribadi karyawan untuk kebutuhan operasional bisnis, termasuk dalam jenis yang memenuhi syarat reimbursement. Yang termasuk biaya tersebut antara lain:

• Pembelian pulsa pribadi untuk kebutuhan menghubungi klien
• Membeli peralatan kantor
• Membayar program pelatihan
• Membayar sewa tempat untuk acara atau rapat

2. Penggantian Biaya Perjalanan Bisnis

Pengeluaran pribadi lain yang juga bisa mengajukan reimburse kepada perusahaan adalah biaya perjalanan bisnis. Karyawan yang mengeluarkan dana pribadi saat perjalanan kedinasan bisa mengajukan penggantian biaya pada perusahaan. 

Beberapa contoh perjalanan kedinasan antara lain:

• Pergi ke dua tempat yang berbeda
• Melakukan kunjungan pelanggan
• Bertemu klien
• Menjalankan tugas atau perjalanan yang berkaitan dengan bisnis. 

3. Penggantian Biaya Kesehatan

Perusahaan juga memberikan penggantian untuk biaya kesehatan atau pengobatan yang dikeluarkan oleh karyawan. Namun, untuk bisa mengajukan reimburse, ada persyaratan yang perlu dipenuhi oleh karyawan. 

Beberapa jenis biaya kesehatan atau pengobatan yang bisa mengajukan penggantian oleh perusahaan antara lain:

• Biaya perawatan gigi dan kacamata
• Excess atau kelebihan bayar asuransi yang disetujui perusahaan
• Biaya pengobatan yang tidak ditanggung asuransi namun ditanggung perusahaan
• Biaya menebus resep dokter

Pengajuan penggantian biaya-biaya tersebut dapat dilakukan maksimal 60 hari setelah dana dikeluarkan oleh karyawan. Semakin cepat melakukan proses pengajuan, akan semakin baik karena dapat memudahkan proses verifikasi data. 

Cara Mengajukan Reimburse yang Benar

Setiap perusahaan biasanya memiliki kebijakan dan prosedur tersendiri dalam ketentuan pengajuan penggantian biaya. Sebelum melakukan pengajuan, pastikan kamu telah mengetahui persyaratan dan prosedur yang ditentukan perusahaan.

Namun, secara umum proses pengajuan penggantian uang karyawan adalah sebagai berikut:

1. Siapkan Syarat Pengajuan

Perusahaan hanya akan melakukan penggantian dana jika memenuhi persyaratan dan ketentuan yang telah ditetapkan. Oleh sebab itu, sebelum mengajukan klaim sebaiknya ketahui dulu apa saja persyaratan dan ketentuan yang diperlukan.

Berikut ini beberapa syarat umum untuk mengajukan klaim penggantian dana:

• Bukti asli pembayaran yang diberikan oleh pihak ketiga seperti invoice atau bukti pembayaran
• Bukti asli pembayaran atas nama penerima jasa atau pihak pertama
• Harga wajib sesuai dengan bukti, tidak boleh dimanipulasi

2. Siapkan Dokumen Persyaratan 

Proses penggantian dana pribadi oleh perusahaan membutuhkan dokumen yang lengkap dan sah. Dokumen yang perlu kamu siapkan juga harus sesuai dengan ketentuan penggantian biaya yang diajukan dan sesuai dengan jenis reimburse. Berikut penjelasan lengkapnya:

1). Dokumen Biaya Operasional

• Invoice atau faktur pembelian perlengkapan perusahaan
• Bukti pembayaran sewa tempat untuk kegiatan perusahaan
• Bukti pengeluaran yang berkaitan dengan operasional perusahaan

2). Dokumen Perjalanan Bisnis

• Invoice atau bukti pembelian tiket perjalanan seperti tiket pesawat, kereta atau travel
• Struk transaksi tol
• Struk pembayaran taksi
• Struk pembelian bensin
• Surat jalan
• Surat bukti pembayaran sewa penginapan
• Struk pembelian oleh-oleh untuk kantor
• Struk pembelian bingkisan untuk klien
• Struk pembelian makanan saat bertemu klien

3). Dokumen Kesehatan

• Polis kesehatan yang asli
• Fotokopi kartu identitas tertanggung
• Rekaman medis
• Formulir rekening
• Formulir klaim asuransi dari perusahaan asuransi
• Surat rawat jalan
• Resep dokter
• Kwitansi pembayaran rumah sakit yang asli
• Dokumen penunjang medis lainnya

3. Ajukan Klaim Reimburse Secepat Mungkin

Perusahaan biasanya memberikan waktu maksimal 60 hari setelah penggunaan dana pribadi untuk mengajukan penggantian. Jika melewati batas waktu tersebut, maka klaim tidak dapat dilakukan dan kamu tidak akan bisa mendapatkan penggantian. 

Oleh sebab itu, penting untuk mengetahui kebijakan terkait penggantian dana oleh perusahaan agar dapat melakukan klaim dengan mudah. Hal ini karena setiap perusahaan biasanya memiliki peraturan tersendiri terkait prosedur klaim penggantian dana. 

Semakin cepat kamu mengajukan klaim, akan semakin cepat data diverifikasi sehingga proses pengembalian dana juga akan lebih cepat dan efektif. 

4. Lakukan Alur Pengajuan Klaim sesuai Prosedur

Agar pengajuan klaim reimburse kamu bisa cepat diproses, pastikan ikuti alur pengajuan yang telah ditentukan oleh perusahaan. Untuk alur atau prosedur pengajuan, kamu bisa tanyakan langsung kepada HRD karena setiap perusahaan biasanya memiliki prosedur tersendiri. 

Berikut contoh alur pengajuan klaim penggantian dana karyawan oleh perusahaan:

• Siapkan dokumen persyaratan secara lengkap
• Lampirkan bukti foto terkait dana penggantian yang kamu klaim, contoh foto kegiatan perjalanan bisnis
• Isi form reimburse
• Ajukan penggantian dana setelah mendapatkan izin dari atasan
• Serahkan form pengajuan penggantian dana dan bukti pembayaran dalam map coklat kepada pihak terkait

5. Periksa Ulang Dokumen Pengajuan

Agar tidak terjadi kesalahan yang dapat menghambat proses penggantian dana, pastikan cek ulang semua item pengajuan klaim dengan teliti. Pastikan bukti transaksi dari awal sampai akhir sudah terlampir secara berurutan. 

Kamu bisa memilah dokumen berdasarkan tanggal untuk memudahkan proses verifikasi. Dengan begitu, pengajuan penggantian dana tidak akan membutuhkan waktu lama. 

6. Hitung Ulang Dana Reimburse

Sebelum mengajukan klaim, pastikan kau telah menghitung dana pribadi yang digunakan untuk keperluan bisnis dengan tepat dan teliti. Jangan sampai terdapat selisih atau perbedaan yang bisa menyebabkan kerugian. 

Pastikan juga dana yang diajukan penggantian sesuai dengan uang yang kamu keluarkan. Jangan ditambah atau dikurangi karena hal tersebut melanggar aturan perusahaan.

Mengajukan dana penggantian atau reimburse merupakan hak karyawan sekaligus kewajiban perusahaan. Akan tetapi, untuk bisa mendapatkan penggantian dana, ada syarat dan prosedur yang perlu kamu lakukan. 

Proses penggantian dana yang transparan dan terbuka bisa meningkatkan kepuasan dan kepercayaan karyawan. Oleh sebab itu, perusahaan harus memiliki aturan terkait penggantian dana secara jelas dan pastikan semua pihak mengetahui aturan dan kebijakan tersebut. 

Nah, itu dia penjelasan mengenai arti reimburse dan hal-hal yang perlu kamu ketahui seperti jenis penggantian biaya apa saja yang bisa diklaim hingga cara mengajukan reimburse yang benar.

Sekarang kamu sudah tidak perlu bingung lagi jika ingin melakukan pengajuan form reimburse kepada perusahaan dengan benar dan tepat. Semoga informasi ini bermanfaat dan juga download aplikasi AmarthaFin sebagai solusi keuanganmu. Beragam manfaat kemudahan dari aplikasi AmarthaFin dapat membantu proses pencatatan hingga memantau historis penjualan dengan cepat dan gampang!